Guia Rápido para Utilização e Adesão à Ata de Registro de Preços

Orientações para Órgãos Participantes e Não Participantes das ARPs operacionalizadas pela PPN Tecnologia

GUIARP001/2026

Versão 2.2

Revisão: agosto/2026

1. Apresentação

Objetivo: orientar, de forma simples e estruturada, os órgãos e entidades interessados em utilizar ou aderir às Atas de Registro de Preços operacionalizadas pela PPN Tecnologia, diferenciando o procedimento aplicável a Órgãos Participantes e Não Participantes.

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Caráter orientativo. Este guia não substitui a análise da Ata, do Edital, da legislação aplicável, da regulamentação do ente federativo nem dos procedimentos internos do órgão contratante.

Documentos disponibilizados pela PPN

Documentação da ARP

Resumo da Ata
ARP assinada
Edital e anexos
Publicações e homologação

Documentação técnica

Descrição dos itens
Especificações técnicas
Quantitativos registrados
Informações de implantação

Modelos orientativos

Ofícios de adesão para Órgão Não Participante
Checklist por situação
Fluxo para Órgão Participante
Fluxo para Órgão Não Participante

2. Antes de começar: seu órgão é Participante ou Não Participante?

Esta é a primeira verificação a ser realizada. A condição do órgão em relação à Ata define o caminho administrativo a seguir.

INTERESSE EM UTILIZAR UMA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

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O órgão consta como PARTICIPANTE da Ata?

SIM — ÓRGÃO PARTICIPANTE Utilização da ARP

O órgão participou do procedimento inicial do SRP e possui quantitativo registrado para atendimento de sua demanda.

Não realiza adesão/carona. Deve utilizar seu quantitativo registrado, observando vigência, saldo e procedimentos internos de contratação.

NÃO — ÓRGÃO NÃO PARTICIPANTE Adesão à ARP (“carona”)

O órgão não participou do procedimento inicial e não possui quantitativo originalmente registrado na Ata.

Deve realizar o procedimento de adesão, observando as regras da Ata, a regulamentação aplicável, a anuência do fornecedor e a autorização do órgão gerenciador.

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Como confirmar? Consulte o Edital, a Ata de Registro de Preços e os documentos do processo para verificar se o órgão consta formalmente como participante e se possui quantitativo registrado.

Comparativo rápido

Verificação	Órgão Participante	Órgão Não Participante
Participou do procedimento inicial do SRP	Sim	Não
Possui quantitativo originalmente registrado	Sim	Não
Realiza adesão / “carona”	Não	Sim
Verifica vigência e quantitativo disponível	Sim	Sim
Abre/instrui processo administrativo próprio	Sim	Sim
Anuência do fornecedor para adesão	Não se aplica como procedimento de adesão	Aplicável
Autorização do órgão gerenciador para adesão	Não se aplica	Aplicável
Demonstração específica da vantajosidade da adesão	Não como adesão	Aplicável
Empenho / contrato / ordem de fornecimento	Sim	Sim

Importante: para o Órgão Participante, o procedimento correto é a utilização da Ata, e não a adesão. Para o Órgão Não Participante, aplica-se o fluxo de adesão, também conhecido como “carona”, quando permitido.

3. Informações para análise inicial

Para agilizar a análise técnica e comercial, o órgão deverá encaminhar:

Identificação

Nome do órgão ou entidade
CNPJ
Estado e município
Responsável pela contratação
Cargo, telefone e e-mail institucional

Demanda

ARP de interesse
Itens e quantidades pretendidas
Local de entrega ou execução
Instalação, implantação ou treinamento
Prazo desejado para contratação

Validações preliminares

Confirmar se o órgão é Participante ou Não Participante

Vigência da Ata

Quantidade/saldo disponível

Aderência técnica dos itens

Regras específicas da Ata

Regulamentação aplicável

Somente para Órgão Não Participante: confirmar também a permissão para adesão e os limites quantitativos aplicáveis ao procedimento.

4. Escolha o fluxo aplicável ao seu órgão

O processo administrativo deve ser aberto ou instruído desde o início da demanda, conforme os procedimentos internos do órgão. A partir da identificação da condição do órgão, siga um dos caminhos abaixo.

CAMINHO A — ÓRGÃO PARTICIPANTE

Confirmar participação na AtaVerificar se o órgão consta como participante e possui itens/quantitativos registrados.

Verificar vigência e quantitativoConfirmar vigência da ARP e quantidade disponível para utilização pelo órgão.

Validar a necessidadeConfirmar itens, especificações, quantidades, local e condições de atendimento.

Abrir / instruir processo no SEIFormalizar a demanda conforme o fluxo interno do órgão.

Incluir documentos da contrataçãoDFD, ETP, TR, justificativas e demais documentos aplicáveis.

Orçamento e aprovaçõesDisponibilidade, reserva, análises internas e autorização competente.

Formalizar a contrataçãoEmpenho, contrato, autorização ou ordem de fornecimento.

Encaminhar ao fornecedorIniciar fornecimento, implantação ou execução conforme o instrumento emitido.

CAMINHO B — ÓRGÃO NÃO PARTICIPANTE

Identificar a ARP de interesseVerificar objeto, itens, especificações e condições.

Consultar a PPNValidar tecnicamente a solução, itens, quantidades e condições de atendimento.

Verificar possibilidade de adesãoConfirmar vigência, regras da Ata, limites e permissão para órgão não participante.

Abrir / instruir processo no SEIRegistrar a demanda e incluir os documentos de planejamento.

Planejamento e vantajosidadeDFD, ETP, TR, pesquisa de preços e justificativa da adesão.

Solicitar anuência do fornecedorObter aceite formal quanto a preços, quantidades e condições de atendimento.

Solicitar autorização do gerenciadorEncaminhar o ofício e os documentos exigidos para a adesão.

Juntar as manifestações ao processoRegistrar anuência do fornecedor e autorização do órgão gerenciador.

Conferir as condições da adesãoVigência, quantitativos, limites, preços e demais requisitos aplicáveis.

Orçamento, aprovações e formalizaçãoDotação, reserva, análises, autorização, empenho/contrato e fornecimento.

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Resumo executivo: Órgão Participante utiliza o quantitativo já registrado. Órgão Não Participante precisa realizar o procedimento de adesão antes da contratação.

5. Organização recomendada do processo no SEI

A nomenclatura e a sequência podem variar conforme o órgão. A tabela abaixo indica uma organização orientativa e identifica as etapas específicas do fluxo de adesão.

Ordem	Documento ou providência	Participante	Não Participante
1	Abertura / instrução do processo administrativo	Aplicável	Aplicável
2	DFD — Documento de Formalização da Demanda	Conforme aplicabilidade	Conforme aplicabilidade
3	ETP — Estudo Técnico Preliminar	Quando aplicável	Quando aplicável
4	Termo de Referência e documentos técnicos	Conforme aplicabilidade	Conforme aplicabilidade
5	Pesquisa de preços / justificativas	Conforme regras internas	Inclui demonstração da vantajosidade da adesão
6	Documentos da ARP	Aplicável	Aplicável
7	Ofício ao fornecedor para anuência da adesão	Não se aplica como adesão	Aplicável
8	Ofício / autorização do órgão gerenciador para adesão	Não se aplica	Aplicável
9	Conferência de vigência, quantitativos e condições	Aplicável	Aplicável, incluindo limites de adesão
10	Disponibilidade e reserva orçamentária	Aplicável	Aplicável
11	Análises internas e saneamento	Quando aplicável	Quando aplicável
12	Autorização da autoridade competente	Aplicável	Aplicável
13	Empenho, contrato ou ordem de fornecimento	Aplicável	Aplicável

Órgão Participante: os ofícios de autorização de adesão e anuência do fornecedor não integram o fluxo como requisitos de “carona”. Órgão Não Participante: as manifestações relacionadas à adesão devem ser juntadas ao processo administrativo.

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Atenção ao prazo. No fluxo de Órgão Não Participante, após a autorização do órgão gerenciador, a formalização deverá observar o prazo regulamentar aplicável e, em qualquer caso, a vigência da Ata.

6. Ofícios e manifestações — aplicáveis ao Órgão Não Participante

Os modelos abaixo integram o fluxo de adesão (“carona”). Para o Órgão Participante, eles não se aplicam como documentos de autorização de adesão.

Modelo 1 — Órgão gerenciador

Solicitação de autorização

Deve identificar a Ata, o pregão, o objeto, os itens, quantidades, valores, justificativa, vantajosidade e os dados para resposta.

Confirmar vigência
Confirmar saldo ou disponibilidade
Autorizar a adesão

Modelo 2 — Fornecedor registrado

Solicitação de anuência

Deve solicitar concordância com o fornecimento e manutenção das condições registradas.

Confirmar preços e quantidades
Confirmar capacidade de atendimento
Informar prazo de entrega ou execução

Boa prática: disponibilizar os modelos completos em formato editável, separados do guia, facilitando o preenchimento pelo cliente.

7. Formalização da contratação

Orçamento

Disponibilidade, reserva, pré-empenho ou documento equivalente, conforme os procedimentos internos.

Análises internas

Manifestação das áreas técnica, administrativa, financeira e jurídica, quando exigida, seguida do saneamento das recomendações.

Instrumento

Nota de empenho, contrato, autorização ou ordem de fornecimento, conforme o objeto e a legislação aplicável.

Divulgação e execução

Realizar registros, publicações e divulgação no PNCP, quando aplicável.
Enviar ao fornecedor o instrumento formal, o empenho e a ordem de fornecimento.
Designar responsáveis pela gestão e fiscalização, quando necessário.
Iniciar o fornecimento, a instalação ou a implantação conforme os prazos contratados.

8. Checklist por situação

Órgão Participante — utilização da ARP

Confirmar participação formal na Ata

Confirmar vigência e quantitativo disponível

Validar itens e especificações

Abrir / instruir processo administrativo

DFD, ETP e TR, conforme aplicabilidade

Documentos da ARP

Dotação e reserva orçamentária

Análises internas, quando aplicáveis

Autorização da autoridade competente

Empenho, contrato ou ordem de fornecimento

Publicação / PNCP, quando aplicável

Envio formal ao fornecedor

Órgão Não Participante — adesão à ARP

Confirmar possibilidade de adesão

Confirmar vigência e regras da Ata

Validar itens, quantitativos e limites

Abrir / instruir processo administrativo

DFD, ETP e TR, conforme aplicabilidade

Pesquisa de preços e justificativa da vantajosidade

Edital, ARP, publicação e documentos de referência

Anuência do fornecedor

Autorização do órgão gerenciador

Conferência de vigência, saldo e limites

Dotação e reserva orçamentária

Análises internas e saneamento, quando aplicáveis

Autorização da autoridade competente

Empenho, contrato ou ordem de fornecimento

Publicação / PNCP, quando aplicável

Envio formal ao fornecedor

9. Contatos

Instituição	Área	E-mail	Telefone / responsável
PPN Tecnologia	Área Comercial	comercial@ppntecnologia.com.br	(61) 3963-0266
Órgão gerenciador	[Sob Consulta]	[Sob Consulta]	[Sob Consulta]

Os contatos do órgão gerenciador devem ser preenchidos individualmente na pasta ou página de cada ARP vigente.